Nieuws

Belangrijkste maatregelen die werden ingevoerd om uw algemene vergadering binnen uw vennootschap in deze crisistijd te organiseren.

Vandaag werd een tijdelijk koninklijk besluit uitgevaardigd houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Corona-pandemie.

Het doel van dit KB is om een antwoord te bieden op de onoverkomelijke praktische moeilijkheden waarmee onder andere vennootschappen en verenigingen worden geconfronteerd bij de organisatie van hun algemene vergaderingen volgens de huidig geldende regels van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, zonder de dwingende regels opgelegd door de Nationale Veiligheidsraad van 17 maart 2020 te overtreden.

Wij vatten voor u de belangrijkste bijzondere maatregelen samen die werden ingevoerd om uw algemene vergadering binnen uw vennootschap in deze crisistijd te organiseren.

Het KB voorziet in een keuzemechanisme en laat de keuze tussen twee concrete opties:

1. Opteren om de algemene vergadering van de aandeelhouders uit te stellen naar een latere datum
2. Opteren om de algemene vergadering van de aandeelhouders (grotendeels) schriftelijk te laten doorgaan. Dit geldt zowel voor een gewone, als een buitengewone algemene vergadering

Het is het bestuursorgaan van de vennootschap dat moet beslissen of ze de algemene vergadering wenst te laten doorgaan, en dan wel hoe zij deze zal organiseren. Het bestuursorgaan kan deze keuze maken en maatregelen nemen, zonder dat daarvoor enige statutaire machtiging is vereist.

0ptie 1: uitstel van de algemene vergadering van aandeelhouders

In veel gevallen zal de meest voor de hand liggende optie zijn om de algemene vergadering uit te stellen tot een latere datum, wanneer de toestand terug is genormaliseerd. Voorlopig wordt als einddatum 3 mei 2020 vooropgesteld, maar deze datum kan nog worden verlengd.

Zelfs al zou de algemene vergadering reeds bijeengeroepen zijn, dan nog kan men beslissen om ze uit te stellen. Er wordt dan wel verwacht van de vennootschap om dit uitstel in de mate van het mogelijke ter kennis te brengen van de aandeelhouders, de leden en andere personen die het recht hebben om deel te nemen aan de algemene vergadering, via e-mail, een boodschap op de website, of indien de geadresseerde niet zou beschikken over een e-mailadres, per gewone post.

De oproeping voor de uitgestelde algemene vergadering moet gebeuren alsof het een nieuwe algemene vergadering betreft. Alle geldende regels met betrekking tot de bijeenroeping, de melding van deelneming, de volmachten, de stemming per brief, etc. moeten opnieuw worden nageleefd.

Kiest men ervoor om de algemene vergadering uit te stellen, dan worden onder andere volgende in de wet voorziene termijnen automatisch met  10 weken verlengd: de verplichting om de algemene vergadering binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar te houden, of de verplichting om de jaarrekening binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar samen met een aantal andere stukken neer te leggen bij de NBB.

Opgelet, op het recht om de algemene vergadering uit te stellen bestaan twee uitzonderingen: (1) wanneer de algemene vergadering reeds werd bijeen geroepen in toepassing van de alarmbelprocedure en (2) wanneer de algemene vergadering werd bijeengeroepen op verzoek van de commissaris of op verzoek van 10 % van de aandeelhouders. In dat geval zal de vennootschap moeten terugvallen op optie twee.

Optie 2: de algemene vergadering gaat door

De tweede optie die door het KB wordt voorzien is om de vergadering te laten doorgaan in omstandigheden die enerzijds verzoenbaar zijn met de maatregelen genomen naar door de Nationale Veiligheidsraad, en anderzijds toch aan de aandeelhouders toe te laten hun stemrecht uit te oefenen en hen de kans te geven om vragen te stellen.

Het KB maakt het mogelijk om een volledig rechtsgeldige algemene vergadering te houden op afstand, via video of audio. Het bestuursorgaan beslist hierover volledig autonoom en krijgt zelfs de bevoegdheid om elke fysieke aanwezigheid op een algemene vergadering te verbieden (tenzij de algemene vergadering beslissingen zou nemen die authentiek moeten worden vastgelegd).

Om dit alles mogelijk te kunnen maken zonder te raken aan de rechten van de aandeelhouders, werd voorzien in een alternatieve regeling voor aandeelhouders om hun stem uit te brengen en hun vraagrecht uit te oefenen:

1. Aandeelhouders kunnen schriftelijk stemmen, op afstand en voor het plaatsvinden van de algemene vergadering. Zij kunnen hiervoor gebruik maken van een formulier dat het bestuursorgaan aan de aandeelhouders ter beschikking stelt (bv. via haar website)
2. Aandeelhouders kunnen een volmacht verlenen. Het bestuursorgaan duidt zelf de volmachthouder aan, zonder regels inzake belangenconflicten die in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen staan voorgeschreven te schenden. Dit mag ook de vennootschap zelf zijn.
3. Aandeelhouders kunnen schriftelijk vragen stellen, tot de vierde dag voor de algemene vergadering. Afhankelijk of de algemene vergadering rechtstreeks of onrechtstreeks zal worden uitgezonden via video of audio, kan de vennootschap kiezen om de vragen mondeling te beantwoorden op de algemene vergadering, dan wel schriftelijk uiterlijk op de dag van de algemene vergadering (maar wel voor de stemming).

Let wel op, het is het bestuursorgaan dat zelf autonoom zal beslissen hoe de stemming en de vragenronde zal worden georganiseerd en niet de aandeelhouder zelf.

De formulieren voor een stem op afstand en de volmachten mogen aan de vennootschap worden bezorgd op het aangegeven adres met alle mogelijke middelen. Een e-mail met een gescande of een gefotografeerde kopie van het ingevulde stemformulier of ondertekende volmacht als bijlage volstaat dus. De documenten moeten ten laatste op de vierde dag voor de algemene vergadering aan de vennootschap worden bezorgd.

Gelet op de bijzondere omstandigheden kunnen vennootschappen die hun algemene vergadering al hebben bijeengeroepen op het ogenblik waarop deze bijzondere regeling van kracht wordt, ook van deze regeling gebruik maken, mits de aandeelhouders hierover correct worden geïnformeerd. Men hoeft hiervoor niet opnieuw de bijeenroepings- en deelnemingsformaliteiten toe te passen. Het is voldoende om deze wijzigingen ter kennis te brengen via het meest geëigende middel in de licht van de omstandigheden (bv. via e-mail, melding op de website, of bij gebrek aan e-mail per gewone post). Dit betekent ook dat inmiddels reeds ontvangen volmachten met steminstructies uiteraard mee in aanmerkingen genomen in deze nieuwe regeling. De aangeduide volmachthouder hoeft zich niet fysiek aan te bieden op de vergadering.

Aangepaste regels verloop van de vergaderingen van bestuursorganen

Tot slot benadrukt het KB dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden schriftelijk unaniem kan besluiten. Zij kan bovendien al haar vergaderingen houden door middel van elk telecommunicatiemiddel dat gezamenlijke beraadslaging toelaat (bv. Skype of Zoom).

Mocht u naar aanleiding van het lezen van dit overzicht nog vragen hebben, dan staan onze medewerkers van het team Vastgoed en Team Ondernemingsrecht u graag te woord.

Lees hier de publicatie in het Belgisch Staatsblad.